Presenter Instructions | Instructions pour les présentateurs
Workshops
Each workshop will be two hours maximum, from 1:00 p.m. to 3:00 p.m. (session 1) or 3:30 p.m. to 5:30 p.m. (session 2).
“Inclusivity Angels” may also be present during your workshop.
Inclusivity angels are conference staff members wearing red t-shirts who will be present during the conference in sessions and during break times. Their role will be to ensure that inclusivity and accessibility are promoted and respected. They may interrupt speakers if something seems unclear or too complex to a lay person (patient or citizen partners for example) and help ensure that everyone gets an opportunity to ask questions.
To know your schedule and your room number, consult the Workshops Schedule on our website: Workshops Planning (pdf)
We strongly recommend you use a PC to create a PowerPoint presentation with a 16:9 or 4:3 ratio. Save your presentation on two USB sticks (so you have a backup). If you have an email account with a free email service (such as Gmail, Yahoo, etc.), you could also send a copy of your presentation to your own email address.
If you have an Apple computer, be sure to bring your own adaptor.
Mandatory Slide: Disclosure of potential conflicts of interest.
Each presentation must include a mandatory slide outlining all potential conflicts of interest or lack thereof. This disclosure must be done both via a slide and orally. The declaration should be your second slide, after the main title of your presentation. We do not require an exact number of slides for the rest of your presentation.
Mandatory subtitles: To promote inclusivity and accessibility, we ask that all presenters use subtitles in their PowerPoint presentations. To do so, open PowerPoint (see screen capture below), and click on the Slide Show menu. You will then need to select “Always Use Subtitles”, and go to “Subtitle Settings” to select English for the spoken language and English for the subtitle language. If you have difficulty, you can ask the moderators of the session for assistance.
Session 1: you will have access to the room from 12 p.m. until 3 p.m.
Session 2: you will have access to the room from 3:05 p.m. until 5:30 p.m.
You will be able to put your own presentation on the computer using a memory stick. If you need help, please ask for assistance from a staff member. An IT engineer will be present on site.
Using your memory stick, please ensure that your presentation is uploaded on the desktop of the computer before your session starts (ideally during break times). There will be folders with the session name and time on each desktop computer and you will need to place your presentation in the right folder. If you have difficulty, the session moderators or an IT technician can assist you before your session. Please arrive at your session room at least 15 minutes before the session begins and introduce yourself to the moderator.
Ateliers de pré-conférence
Chaque présentation sera d’une durée maximum de deux (2) heures, de 13 h 00 à 15 h 00 (session 1) ou de 15 h 30 à 17 h 30 (session 2).
Les “anges de l’inclusivité” peuvent également être présents pendant votre session.
Les anges de l’inclusivité sont des membres du personnel de la conférence portant des t-shirts rouges qui seront présents pendant la conférence lors des sessions et des pauses. Leur rôle est de veiller à ce que l’inclusion et l’accessibilité soient promues et respectées. Ils peuvent interrompre les orateurs si quelque chose semble peu clair ou trop complexe et s’assurer que tout le monde a la possibilité de poser des questions.
Pour connaître votre horaire et votre numéro de salle, consulter l’Horaire des ateliers sur notre site internet: Workshops Planning (pdf)
Nous vous suggérons fortement d’utiliser un PC et de créer une présentation PowerPoint, en format 16:9 ou 4:3. Enregistrer votre présentation sur deux clés USB (par mesure de sécurité). Si vous avez un courriel accessible par le Web (tel que Gmail, Yahoo, etc.), nous vous conseillons également de vous envoyer par courriel une copie de votre présentation.
Si vous avez un ordinateur Apple, n’oubliez pas d’apporter votre propre adaptateur.
Diapositive obligatoire : Divulgation de conflits d’intérêts potentiels
Chaque présentation doit inclure une diapositive obligatoire faisant état de tous conflits d’intérêts potentiels ou de l’absence de ceux-ci. La divulgation doit être faite verbalement et visuellement. Cette diapositive doit être la deuxième de la présentation, après le titre principal. Nous ne demandons pas un nombre limite de diapositives pour le reste de votre présentation.
Sous-titres obligatoires : Afin de promouvoir l’inclusion et l’accessibilité, nous demandons à tous les présentateurs d’utiliser des sous-titres dans leurs présentations PowerPoint. Pour ce faire, ouvrez PowerPoint (voir la capture d’écran ci-dessous) et cliquez sur le menu Diaporama. Vous devrez alors sélectionner “Toujours utiliser les sous-titres” et aller dans “Paramètres des sous-titres” pour sélectionner l’anglais comme langue parlée et l’anglais comme langue des sous-titres. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez demander de l’aide aux modérateurs de la session.
Session 1 : vous aurez accès à la salle à partir de 12h00 et vous devrez la libérer pour 15h00.
Session 2 : vous aurez accès à la salle à partir de 15h05 et vous devrez la libérer pour 17 h 30.
Vous pourrez installer votre présentation sur l’ordinateur de la salle. Si vous rencontrez des difficultés, un membre de notre équipe pourra vous porter assistance. Un technicien informatique sera également présent.
À l’aide de votre clé USB, veillez à ce que votre présentation soit téléchargée sur le bureau de l’ordinateur avant le début de votre session (idéalement pendant les pauses). Il y aura des dossiers avec le nom de la session et l’heure sur chaque ordinateur de bureau et vous devrez placer votre présentation dans le bon dossier. Si vous rencontrez des difficultés, les modérateurs de la session ou un technicien informatique peuvent vous aider avant votre session. Présentez-vous à votre salle au moins 15 minutes avant le début de la session et rencontrez le modérateur de la salle.
Symposia
Each symposium presentation will be 60 minutes. We ask that you have 3 to 5 presenters over the 60 minute period and leave plenty of time between presentations or at the end for questions. We recommend that you do not exceed 8 minutes of presentation time for each speaker. This will be mirrored in the oral sessions. This can vary depending on the number of speakers.
Each symposium will have an assigned moderator who will be a member of the conference scientific committee. You will be asked to provide the moderator with a detailed plan of your symposium in advance of the conference, including who will be speaking and their affiliations, the title of each presentation, and time allotted to presentation and discussion. The moderator will help you follow that plan during the symposium.
For example, if you have 4 speakers in your symposium, you could structure it as follows:
- Speaker 1: 8 minutes
- Questions and transition to the next speaker: 7 minutes
- Speaker 2: 8 minutes
- Questions and transition to the next speaker: 7 minutes
- Speaker 3: 8 minutes
- Questions and transition to the next speaker: 7 minutes
- Speaker 4: 8 minutes
- Questions and wrap up: 7 minutes
If you have 5 speakers, you may want to reduce the speaking time to 6 or 7 minutes so you can have at least 5 minutes of questions after each presentation.
The time limit wille be strictly respected by the moderator present at your symposium. Please organise yourself accordingly. If one or more symposium speakers exceed the time limit, the session moderator will ask them to stop.
“Inclusivity Angels” may also be present during your symposium.
Inclusivity angels are conference staff members wearing red t-shirts who will be present during the conference. Their role will be to ensure that inclusivity and accessibility are promoted and respected. They may interrupt speakers if something seems unclear or too complex to a lay person (patient or citizen partners for example) and help ensure that everyone gets an opportunity to ask questions.
To know your schedule and your room number, consult the programme on our website. The detailed programme will be available in the spring of 2024: Programme (pdf)
We strongly recommend you use a PC to create a PowerPoint presentation with a 16:9 or 4:3 ratio. Save your presentation on two USB sticks (so you have a backup). If you have an email account with a free email service (as Gmail, Yahoo, etc.), you could also send a copy of your presentation to your own email address.
Mandatory slide: Disclosure of potential conflicts of interest.
Each presentation must include a mandatory slide outlining all potential conflicts of interest or lack thereof. This disclosure must be done both via a slide and orally. The declaration should be your second slide, after the main title of your presentation.
Mandatory subtitles: To promote inclusivity and accessibility, we ask that all presenters use subtitles in their PowerPoint presentations. To do so, open PowerPoint (see screen capture below), and click on the Slide Show menu. You will then need to select “Always Use Subtitles”, and go to “Subtitle Settings” to select English for the spoken language and English for the subtitle language. If you have difficulty, you can ask the moderators of the session for assistance.
Using your memory stick, please ensure that your presentation is uploaded on the desktop of the computer before your session starts (ideally during break times). There will be folders with the session name and time on each desktop computer and you will need to place your presentation in the right folder. If you have difficulty, the session moderators or an IT technician can assist you before your session. Please arrive at your session room at least 15 minutes before the session begins and introduce yourself to the moderator.
Symposiums
Chaque symposium durera 60 minutes. Nous vous demandons d’avoir 3 à 5 intervenants pendant cette période de 60 minutes et de laisser beaucoup de temps entre les présentations ou à la fin pour les questions. Nous vous recommandons de ne pas dépasser 8 minutes de présentation pour chaque orateur. Cela se reflétera dans les sessions orales. Ce temps peut varier en fonction du nombre d’intervenants.
Chaque symposium aura un modérateur attitré qui sera un membre du comité scientifique de la conférence. Il vous sera demandé de fournir au modérateur un plan détaillé de votre symposium avant la conférence, y compris les noms des intervenants et leurs affiliations, le titre de chaque présentation et le temps alloué à la présentation et à la discussion. Le modérateur vous aidera à suivre ce plan pendant le symposium.
Par exemple, si vous avez 4 orateurs dans votre symposium, vous pouvez le structurer comme suit :
- Orateur 1 : 8 minutes
- Questions et passage à l’orateur suivant : 7 minutes
- Intervenant 2 : 8 minutes
- Questions et transition vers l’orateur suivant : 7 minutes
- Intervenant 3 : 8 minutes
- Questions et transition vers l’orateur suivant : 7 minutes
- Intervenant 4 : 8 minutes
- Questions et conclusion : 7 minutes
Si vous avez 5 orateurs, vous pouvez réduire le temps de parole à 6 ou 7 minutes afin d’avoir au moins 5 minutes de questions après chaque présentation.
Le temps imparti sera strictement respecté par le modérateur présent lors de votre symposium. Veuillez vous organiser en conséquence. Si un ou plusieurs orateurs du symposium dépassent le temps imparti, le modérateur de la session leur demandera d’arrêter.
Les “anges de l’inclusivité” peuvent également être présents pendant votre symposium.
Les anges de l’inclusivité sont des membres du personnel de la conférence portant des t-shirts rouges qui seront présents pendant la conférence lors des sessions et des pauses. Leur rôle est de veiller à ce que l’inclusion et l’accessibilité soient promues et respectées. Ils peuvent interrompre les orateurs si quelque chose semble peu clair ou trop complexe et s’assurer que tout le monde a la possibilité de poser des questions.
Pour connaître votre horaire et votre lieu de présentation, consultez le programme sur notre site web. Le programme détaillé sera disponible au printemps 2024 : Programme (pdf)
Nous vous suggérons fortement d’utiliser un PC et de créer une présentation PowerPoint, en format 16:9 ou 4:3. Enregistrer votre présentation sur deux clés USB (par mesure de sécurité). Si vous avez un courriel accessible par le Web (tel que Gmail, Yahoo, etc.), nous vous conseillons également de vous envoyer par courriel une copie de votre présentation.
Diapositive obligatoire : Divulgation de conflits d’intérêts potentiels
Chaque présentation doit inclure une diapositive obligatoire faisant état de tous conflits d’intérêts potentiels ou de l’absence de ceux-ci. La divulgation doit être faite verbalement et visuellement. Cette diapositive doit être la deuxième de la présentation, après le titre principal.
Sous-titres obligatoires : Afin de promouvoir l’inclusion et l’accessibilité, nous demandons à tous les présentateurs d’utiliser des sous-titres dans leurs présentations PowerPoint. Pour ce faire, ouvrez PowerPoint (voir la capture d’écran ci-dessous) et cliquez sur le menu Diaporama. Vous devrez alors sélectionner “Toujours utiliser les sous-titres” et aller dans “Paramètres des sous-titres” pour sélectionner l’anglais comme langue parlée et l’anglais comme langue des sous-titres. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez demander de l’aide aux modérateurs de la session.
À l’aide de votre clé USB, veillez à ce que votre présentation soit téléchargée sur le bureau de l’ordinateur avant le début de votre session (idéalement pendant les pauses). Il y aura des dossiers avec le nom de la session et l’heure sur chaque ordinateur de bureau et vous devrez placer votre présentation dans le bon dossier. Si vous rencontrez des difficultés, les modérateurs de la session ou un technicien informatique peuvent vous aider avant votre session. Présentez-vous à votre salle au moins 15 minutes avant le début de la session et rencontrez le modérateur de la salle.
Poster
The morning and afternoon coffee breaks are moments when attendees will walk around and view the different posters. Each presenter will be required to stand by their poster.
“Inclusivity Angels” may also be present during your poster session.
Inclusivity angels are conference staff members wearing red t-shirts who will be present during the conference in sessions and during break times. Their role will be to ensure that inclusivity and accessibility are promoted and respected. They may interrupt speakers if something seems unclear or too complex to a lay person (patient or citizen partners for example) and help ensure that everyone gets an opportunity to ask questions.
To know your poster schedule, consult the programme on our website. The detailed programme will be available in the spring of 2024: Programme (pdf)
Each presenter is required to print their own poster, bring it to the conference and display it on their poster board for their scheduled poster session.
See dimensions and other relevant information below.
Your poster should be printed in A0 portrait format (vertical display) with dimensions of approximately 841 x 1189 mm. We recommend that you check with your printer, as some are limited in terms of print size.
Your poster will need to be designed to be held by pins. Several pins will be supplied on each panel. Additional pins will be available at reception on request (limited quantities).
Poster
Pendant les sessions des posters le matin et l’après-midi, le présentateur devra être présent à côté de son poster pendant que les participants visiteront les différents panneaux.
Les “anges de l’inclusivité” peuvent également être présents pendant votre session.
Les anges de l’inclusivité sont des membres du personnel de la conférence portant des t-shirts rouges qui seront présents pendant la conférence lors des sessions et des pauses. Leur rôle est de veiller à ce que l’inclusion et l’accessibilité soient promues et respectées. Ils peuvent interrompre les orateurs si quelque chose semble peu clair ou trop complexe et s’assurer que tout le monde a la possibilité de poser des questions.
Pour connaître votre horaire de présentation de poster, consultez le programme sur notre site web. Le programme détaillé sera disponible au printemps 2024 : Programme (pdf)
Chaque présentateur doit imprimer son poster, l’apporter à la conférence et l’afficher sur le panneau prévu à cet effet pour la session de poster planifiée.
Voir les dimensions et autres informations ci-dessous.
Votre affiche devra être imprimée au format portrait A0 (affichage vertical) avec des dimensions d’environ 841 x 1189 mm. Nous vous recommandons de vérifier auprès de votre imprimeur, car certains sont limités en termes de taille d’impression.
Votre affiche devra être conçue afin qu’elle puisse tenir à l’aide de punaises. Plusieurs punaises seront fournies sur chaque panneau. Des punaises supplémentaires seront disponibles à l’accueil sur demande (quantité limitée).
Oral presentations
Each oral presentation will be 14 minutes: 8 minutes for your presentation and 6 minutes for questions.
The time limit will be strictly enforced. Please plan accordingly. If you use more than your allotted time, the moderators of the session will ask you to stop.
“Inclusivity Angels” may also be present during your session.
Inclusivity angels are conference staff members wearing red t-shirts who will be present during the conference in sessions and during break times. Their role will be to ensure that inclusivity and accessibility are promoted and respected. They may interrupt speakers if something seems unclear or too complex to a lay person (patient or citizen partners for example) and help ensure that everyone gets an opportunity to ask questions.
To know your schedule and your room number, consult the programme on our website. The detailed programme will be available in the spring of 2024: Programme (pdf)
We strongly recommend you use a PC to create a PowerPoint presentation with a 16:9 or 4:3 ratio. Save your presentation on two USB sticks (so you have a backup). If you have an email account with a free email service (such as Gmail, Yahoo, etc.), you could also send a copy of your presentation to your own email address.
Mandatory slide: Disclosure of potential conflicts of interest.
Each presentation must include a mandatory slide outlining all potential conflicts of interest or lack thereof. This disclosure must be done both via a slide and orally. The declaration should be your second slide, after the main title of your presentation.
Mandatory subtitles: To promote inclusivity and accessibility, we ask that all presenters use subtitles in their PowerPoint presentations. To do so, open PowerPoint (see screen capture below), and click on the Slide Show menu. You will then need to select “Always Use Subtitles”, and go to “Subtitle Settings” to select English for the spoken language and English for the subtitle language. If you have difficulty, you can ask the moderators of the session for assistance.
Using your memory stick, please ensure that your presentation is uploaded on the desktop of the computer before your session starts (ideally during break times). There will be folders with the session name and time on each desktop computer and you will need to place your presentation in the right folder. If you have difficulty, the session moderators or an IT technician can assist you before your session. Please arrive at your session room at least 15 minutes before the session begins and introduce yourself to the moderator.
Présentations orales
Chaque présentation orale durera 14 minutes : 8 minutes pour votre présentation et 6 minutes pour les questions.
Le temps imparti sera strictement respecté. Veuillez vous organiser en conséquence. Si vous dépassez le temps qui vous est imparti, les modérateurs de la session vous demanderont d’arrêter.
Les “anges de l’inclusivité” peuvent également être présents pendant votre session.
Les anges de l’inclusivité sont des membres du personnel de la conférence portant des t-shirts rouges qui seront présents pendant la conférence lors des sessions et des pauses. Leur rôle est de veiller à ce que l’inclusion et l’accessibilité soient promues et respectées. Ils peuvent interrompre les orateurs si quelque chose semble peu clair ou trop complexe et s’assurer que tout le monde a la possibilité de poser des questions.
Pour connaître votre horaire et votre lieu de présentation, consultez le programme sur notre site web. Le programme détaillé sera disponible au printemps 2024 : Programme (pdf)
Nous vous suggérons fortement d’utiliser un PC et de créer une présentation PowerPoint, en format 16:9 ou 4:3. Enregistrer votre présentation sur deux clés USB (par mesure de sécurité). Si vous avez un courriel accessible par le Web (tel que Gmail, Yahoo, etc.), nous vous conseillons également de vous envoyer par courriel une copie de votre présentation.
Diapositive obligatoire : Divulgation de conflits d’intérêts potentiels
Chaque présentation doit inclure une diapositive obligatoire faisant état de tous conflits d’intérêts potentiels ou de l’absence de ceux-ci. La divulgation doit être faite verbalement et visuellement. Cette diapositive doit être la deuxième de la présentation, après le titre principal.
Sous-titres obligatoires : Afin de promouvoir l’inclusion et l’accessibilité, nous demandons à tous les présentateurs d’utiliser des sous-titres dans leurs présentations PowerPoint. Pour ce faire, ouvrez PowerPoint (voir la capture d’écran ci-dessous) et cliquez sur le menu Diaporama. Vous devrez alors sélectionner “Toujours utiliser les sous-titres” et aller dans “Paramètres des sous-titres” pour sélectionner l’anglais comme langue parlée et l’anglais comme langue des sous-titres. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez demander de l’aide aux modérateurs de la session.
À l’aide de votre clé USB, veillez à ce que votre présentation soit téléchargée sur le bureau de l’ordinateur avant le début de votre session (idéalement pendant les pauses). Il y aura des dossiers avec le nom de la session et l’heure sur chaque ordinateur de bureau et vous devrez placer votre présentation dans le bon dossier. Si vous rencontrez des difficultés, les modérateurs de la session ou un technicien informatique peuvent vous aider avant votre session. Présentez-vous à votre salle au moins 15 minutes avant le début de la session et rencontrez le modérateur de la salle.